Proč se stěhování kanceláří vyplatí plánovat s předstihem

Kancelář o dvaceti stolech se nestěhuje jako byt. Kromě nábytku se přesouvají počítače, servery, spisy, telefonní čísla a hlavně zvyk lidí vědět, kde co leží. Firmy, které stěhování podcení, ztrácejí v praxi několik pracovních dní, a ne kvůli nosičům, ale kvůli chybějícímu internetu nebo popletenému archivu. Postup od základů k detailům ukazuje, co udělat dřív, aby v pondělí ráno všichni mohli sednout k funkčnímu stolu.

Začněte inventurou a jasným cílem

Než oslovíte kohokoli, sepište, co se skutečně stěhuje. Projděte každou místnost a rozdělte věci do tří hromádek: stěhovat, prodat nebo darovat, vyřadit. Stěhování je ideální chvíle zbavit se rozbitých židlí, starých monitorů a spisů po skartační lhůtě. Každá položka, která zůstane na seznamu, stojí peníze, protože ji někdo zabalí, přenese a znovu postaví.

Určete také termín a rozpočet. Hotovost, kterou počítáte, má pokrýt přepravu, nové kabeláže, případné opravy starých prostor a rezervu na nepředvídané výdaje. Jmenujte jednoho koordinátora s pravomocí rozhodovat, jinak se rozhodnutí tříští mezi oddělení.

Plán nových prostor a pořadí oddělení

Zakreslete si půdorys nových kanceláří a každému stolu přiřaďte číslo. Zjistěte, kde jsou zásuvky, datové rozvody a světlo, a podle toho rozmístěte pracoviště. Týmy, které spolu mluví denně, patří k sobě, kuchyňka a tiskárny k centrálním místům.

Zvažte stěhování po etapách. Jedno oddělení v pátek odpoledne, druhé v sobotu, třetí v neděli, takže v pondělí je firma celá. U malé firmy to jde najednou přes víkend. Vždy ale počítejte s tím, že vybavení z jedné kanceláře se nevejde do druhé stejným způsobem, a nábytek, který nezapadne, raději prodejte předem.

IT, telefony a internet bez výpadku

Nejdelší lhůtu má zpravidla internetová přípojka. Objednejte ji několik týdnů předem a zjistěte, zda v budově vede optika, nebo se musí zřizovat nově. Server nebo úložiště přesouvejte jako poslední, zálohu udělejte den předem a ověřte, že ji lze obnovit.

Každý počítač označte jménem uživatele a stanice, kabely svažte a popište. Telefonní čísla nechte přesměrovat, případně přeneste k novému umístění, a upravte přesměrování pošty. Na první den si připravte záložní řešení: mobilní data nebo hotspot, aby se dalo pracovat, než zaběhne hlavní linka.

Balení, značení a archiv

Krabice označujte barvou podle oddělení a číslem podle místnosti v novém sídle. Na boku vždy napište stručný obsah a údaj, kam krabice patří. Každý zaměstnanec si balí vlastní stůl, ale společné prostory balí určená osoba.

Archiv vyžaduje zvláštní péči. Dokumenty se musí uchovávat po dobu danou zákonem nebo interními pravidly a po uplynutí lhůty se skartují, což je dobrá příležitost zmenšit objem. Citlivé spisy se nesmějí stěhovat v otevřených krabicích. Ověřte u příslušných předpisů, jak dlouho která agenda zůstává uložena, a nepředpokládejte, že se pravidla nemění.

Den stěhování: výtah, parkování, pojištění

V centrech větších měst, jako je Brno, bývá největší překážkou přístup k budově. Zajistěte rezervaci výtahu, domluvte s vlastníkem budovy čas nakládky a podle potřeby si u úřadu městské části ověřte, zda je nutné povolení k záboru veřejného prostranství pro vůz. Zábor je třeba vyřídit dopředu.

Zkontrolujte, zda přeprava kryje pojištění a kdo odpovídá za škodu na zdi nebo výtahu. Na místě mějte seznam kontaktů a jednu osobu u nakládky a jednu u vykládky, které si podle plánu hlídají pořadí.

Chraňte i budovu. Podlahy v chodbách zakryjte kartonem nebo fólií, rohy výtahu obalte a těžké kusy vozte na kolečkách, ne po zemi. Poškození společných prostor se pak nemusí dohadovat s vlastníkem domu. Pokud stěhování trvá déle než jeden den, zamykejte prostor s přesunutými věcmi a ponechte klíče jen jedné pověřené osobě.

Předání starých prostor a změna adresy

Při vyklizení prostor si s pronajímatelem domluvte předávací protokol, ve kterém se zapíše stav stěn, podlah a měřidel. Úklid, vymalování a případné opravy si ujasněte ještě před podpisem, aby nevznikl spor o kauci.

Novou adresu je potřeba oznámit v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku, bance, pojišťovně a zákazníkům. Upravte web, e-mailové podpisy, hlavičkové papíry a razítka. Na novou adresu přesměrujte poštu u poskytovatele poštovních služeb po dobu, kdy se údaje ještě ustalují. Datová schránka se přenáší s firmou, ale změna sídla se musí zapsat.

První den v nových prostorách

Na dveře a stoly nalepte jmenovky, u vchodu vyvěste plánek pater a šipky ke kuchyňce a toaletám. Zaměstnanci si pak nemusí vzájemně vysvětlovat, kde sedí. Zkontrolujte funkčnost zásuvek, osvětlení, klimatizace a zámků a závady zapište do jedné tabulky s odpovědnou osobou a termínem.

Na dopoledne naplánujte krátkou poradu, ve které shrnete, co ještě chybí. Některé věci se ukážou až při provozu: málo zásuvek u tiskárny, hluk z chodby, příliš ostré světlo na monitoru. Nenechávejte je bez řešení déle než týden, jinak si na ně lidé zvyknou a práce bude nepohodlná. První týden počítejte s nižším výkonem a rozdělte úkoly tak, aby zákazníci nic nepoznali.

Můj tip: Doporučila bych jmenovat z každého oddělení jednoho zástupce, který zná svůj kout kanceláře. Ten sestaví seznam věcí a v den stěhování hlídá krabice u cíle. Koordinátor pak nemusí všude být osobně.

Zdroje

• Ministerstvo vnitra ČR (spisová služba a skartace)
• Ministerstvo spravedlnosti ČR (obchodní rejstřík)